Saludos de nuevo.

 

Hoy desde GRUPO INN os hablamos sobre cómo aprovechar vuestro tiempo y sacarlo el máximo de partido tanto en el trabajo como en los estudios.

 

Ante todo, tienes que tener clara una premisa: no se trata de invertir más tiempo, sino de aprovechar al máximo el que haya para hacer las tareas más importantes. Es obvio que las horas no pueden agrandarse, pero sí organizarse, de modo que sean suficientes para conseguir lo que nos hemos propuesto. Rentabilízalas siguiendo las siguientes recomendaciones de los expertos:

    Afronta las tareas pensando que, en principio, es la única oportunidad que tienes para llevarlas a cabo, porque nadie te garantiza que pueda haber otra. Si aun así, una vez hechas, el resultado no te satisface, no lo consideres un fracaso, sino una oportunidad para aprender.

    Cuenta con los imprevistos: al tiempo que asignes a una tarea, añádele cinco o diez minutos extra para las contingencias que puedan surgir.

    Dedica parte de tu tiempo a planificarlo, y ganarás horas: una hora de planificación ahorra tres en el momento de llevar a cabo el trabajo.

    No intentes acapararlo todo; delega trabajos y confía en quienes los realicen. De nada sirve que, tras asignarlas, pierdas el tiempo observando a los demás. Tus colaboradores deben mantenerte informado de cómo marchan.

    Filtra las llamadas, a través de una persona o aparato, porque no es posible atenderlas todas. Eso sí, encárgate de devolver las importantes cuando te venga bien.

    Aplaza las tareas según su importancia y no según su volumen de trabajo. Si algo es importante, no conviene que lo relegues.

    Controla las visitas. Aunque quieras evitarlas, las visitas imprevistas surgen. Al igual que con las llamadas, puedes filtrarlas, pero si finalmente se “cuelan” en tu despacho, di que estás trabajando y propón una nueva cita. Otro método: aproximarte al interlocutor cuando entre, o acudir a su despacho, para poder controlar el final.

    Desglosa las tareas grandes o pesadas en partes más pequeñas, fijando para cada una un momento para empezar y otro para concluirla. Y es que, si las pospones, terminarás por realizarlas cuando tu energía esté bajo mínimos y necesitarás dedicarles más tiempo.

    Utiliza la hora del café o las reuniones informales para charlar, porque durante el resto de horas de trabajo se pierde mucho tiempo.

    Aprovecha los viajes: de este modo, no sufrirás las interrupciones habituales de la oficina.

    No tengas miedo a decir “no” si la situación lo requiere. Hazlo de forma cortés, explicando tus razones y ofreciendo alternativas.

    Revisa el email a primera hora de la mañana, haciendo una selección de correos “pendientes de contestar” y eliminando el spam. En los ratos muertos, comprueba los que hayan entrado nuevos y aprovecha para contestar a alguno de los pendientes.

Además de éstas, existen muchas otras situaciones en las que desaprovechamos nuestro tiempo: buscando información en internet, en reuniones o viajes mal organizados, a la hora de sincronizar tareas con el resto del equipo...